Càng nhiều dự án, hợp tác với VMTS càng dễ dàng và hiệu quả hơn

Quản lý một dự án Scan-to-BIM là việc khá đơn giản. Nhưng quản lý đồng thời mười dự án, ở nhiều múi giờ khác nhau, với phạm vi công việc thay đổi và thời hạn bàn giao gấp, lại là một thách thức hoàn toàn khác. Bài viết này giải thích cách VMTS đã tái thiết kế quy trình làm việc để xử lý chính xác tình huống đó, cũng như điều này có ý nghĩa gì đối với bạn với tư cách là khách hàng hoặc đối tác.

Những hạn chế của cách giao tiếp dự án truyền thống

Trong nhiều năm, việc điều phối trong các dịch vụ Scan-to-BIM thường đi theo một mô hình mà hầu hết nhà cung cấp vẫn đang sử dụng: email, nền tảng nhắn tin và các bước bàn giao thủ công giữa đầu mối liên hệ của khách hàng và đội ngũ nội bộ. Với số lượng dự án thấp, cách này vẫn hoạt động. Nhưng khi số lượng dự án đang triển khai tăng lên đáng kể, các điểm yếu mang tính hệ thống bắt đầu bộc lộ.

VMTS làm việc với các công ty khảo sát, kiến trúc sư và tổng thầu tại Đức, Áo, Thụy Sĩ và nhiều thị trường khác. Nhiều khách hàng trong số đó triển khai đồng thời nhiều dự án với chúng tôi. Mô hình giao tiếp cũ tạo ra ba vấn đề lặp lại mà chúng tôi đã nhận diện rõ ràng khi đội ngũ và khối lượng dự án ngày càng phát triển:

Quy trình truyền thống: điểm nghẽn giao tiếp khi mở rộng quy mô

Sơ đồ trên phản ánh những gì chúng tôi quan sát được trong thực tế: khi việc giao tiếp phụ thuộc vào một người duy nhất xử lý tin nhắn và nhập thủ công vào hệ thống nội bộ, bất kỳ sự gián đoạn nào cũng sẽ lan ra toàn bộ đội ngũ dự án. Khách hàng nhận phản hồi chậm hơn. Đội ngũ thực hiện thiếu thông tin cập nhật. Việc cập nhật trạng thái đòi hỏi cả hai bên phải chủ động theo dõi và nhắc lại.

VMTS đã tái thiết kế quy trình làm việc như thế nào

Việc tái thiết kế bắt đầu từ một nguyên tắc rõ ràng: thông tin từ khách hàng cần được đưa trực tiếp vào hệ thống quản lý dự án, không cần một người trung gian xử lý và nhập lại. Mỗi bước chỉ tồn tại để chuyển dữ liệu từ người này sang người khác đều là một bước có thể tạo ra sự chậm trễ, sai sót hoặc thất lạc thông tin.

Hệ thống mới gồm ba thành phần hoạt động cùng nhau: Cổng Khách hàng với khả năng hiển thị dự án theo thời gian thực, một lớp hỗ trợ bằng AI để tự động phân loại và điều phối các yêu cầu gửi đến, cùng một nền tảng nội bộ dùng chung để tất cả trưởng dự án làm việc đồng thời.

Quy trình mới: hỗ trợ bởi AI, theo thời gian thực, không còn khoảng trống thông tin

Thay đổi quan trọng trong mô hình mới là thông tin từ khách hàng không còn phải chờ một người xử lý. Một yêu cầu báo giá được gửi vào lúc nửa đêm tại Đức sẽ đi vào cổng thông tin, được phân loại và dịch tự động, sau đó một hồ sơ dự án sẽ được tạo trong nền tảng nội bộ trước khi đội ngũ VMTS bắt đầu ngày làm việc. Khi trưởng dự án mở danh sách công việc vào buổi sáng, toàn bộ bối cảnh đã có sẵn.

Từ thực tế: Một số khách hàng của chúng tôi từng nhận xét rằng báo giá xuất hiện trong cổng thông tin vào buổi tối muộn, ngoài giờ làm việc thông thường. Điều này không bất thường. Nó cho thấy cách lớp AI chuẩn bị thông tin đầu vào để đội ngũ của chúng tôi có thể phản hồi bằng một báo giá đầy đủ ngay khi ngày làm việc bắt đầu, thay vì phải bắt đầu lại từ đầu.

So sánh trực tiếp: điều gì thay đổi đối với bạn

Điều này có ý nghĩa gì trong thực tế đối với khách hàng VMTS

Quy trình làm việc được tái thiết kế không đơn thuần là một bài toán công nghệ. Đây là một nỗ lực có chủ đích nhằm loại bỏ những điểm ma sát tăng lên theo tỷ lệ thuận với khối lượng dự án. Đối với những khách hàng có dòng công việc ổn định với chúng tôi, lợi ích thực tế là rất đáng kể:

Vì sao điều này đặc biệt quan trọng trong Scan-to-BIM

Các dự án Point Cloud to BIM vốn có cường độ thông tin rất cao. Dữ liệu đầu vào đến từ quá trình quét thực địa. Sản phẩm bàn giao phải đáp ứng chính xác các yêu cầu phần mềm, mục tiêu LOD và hệ tọa độ do khách hàng chỉ định. Bất kỳ sự mơ hồ nào trong quá trình truyền đạt các yêu cầu đó đều tạo ra hệ quả về sau: làm lại, thêm vòng chỉnh sửa và chậm trễ mà cả hai bên đều không mong muốn.

VMTS làm việc trực tiếp trên bốn nền tảng được khách hàng DACH và quốc tế yêu cầu phổ biến nhất: Revit, Archicad, Allplan và Vectorworks. Điều này có nghĩa là các mô hình bàn giao có thể chỉnh sửa đầy đủ trong chính môi trường làm việc của bạn ngay từ ngày đầu tiên, không cần bước chuyển đổi trung gian và không đánh đổi về khả năng tương thích. Tệp native, hệ tọa độ tham chiếu chính xác, LOD đã thống nhất, được bàn giao trực tiếp.

Cổng thông tin và lớp điều phối bằng AI được thiết kế riêng để duy trì độ chính xác kỹ thuật đó ngay ở cấp độ giao tiếp. Một yêu cầu gửi đến có ghi rõ Revit 2024, LOD 300, hệ tọa độ tham chiếu và định dạng bàn giao sẽ được tự động phân tích và gắn vào hồ sơ dự án. Trưởng dự án nhận nhiệm vụ sẽ thấy ngay thông số kỹ thuật đầy đủ, không cần phải dựng lại thông tin từ một chuỗi hội thoại.

Đối với khách hàng đang triển khai nhiều dự án cùng lúc, sự kết hợp giữa năng lực phần mềm native và hệ thống theo dõi dự án có cấu trúc mang lại một mức độ giám sát thực sự hữu ích: mọi dự án đang hoạt động, tiến độ hiện tại và mốc thời gian bàn giao đều hiển thị ở một nơi. Không cần theo dõi riêng từng dự án, không có nguy cơ yêu cầu bị lệch giữa những gì đã thống nhất và những gì đội ngũ đang thực hiện. Kết hợp với vai trò kiểm soát chất lượng Geomatiker chuyên trách và đội ngũ hơn 100 nhân sự, kết quả là một quy trình có thể mở rộng mà vẫn giữ được độ chính xác và khả năng phản hồi.

Bạn quét — chúng tôi hỗ trợ toàn bộ các dịch vụ tiếp theo, từ point cloud đến mô hình BIM native.
Đây không chỉ là mô tả dịch vụ. Nó phản ánh cách chúng tôi tổ chức công việc: ngay khi dữ liệu quét của bạn được gửi đến, toàn bộ đội ngũ của chúng tôi được cập nhật và sẵn sàng triển khai.

Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để tôi được cấp quyền truy cập vào Cổng Khách hàng VMTS?

Mỗi khách hàng sẽ nhận được thông tin đăng nhập cá nhân khi bắt đầu hợp tác. Từ cổng thông tin, tất cả dự án đang hoạt động và đã hoàn thành, báo giá, hóa đơn và toàn bộ lịch sử trao đổi đều có thể được truy cập trong một giao diện duy nhất.

Tôi vẫn có thể giao tiếp qua email nếu muốn không?

Có. Hệ thống xử lý cả thông tin nhập trực tiếp từ cổng thông tin và email tiêu chuẩn. Các phản hồi qua email được tự động nhận diện và liên kết với hồ sơ dự án phù hợp, vì vậy không có thông tin nào bị mất dù bạn sử dụng kênh nào.

Lớp AI thực sự làm gì với tin nhắn của tôi?

Lớp AI phân loại yêu cầu gửi đến theo loại dự án và mức độ khẩn cấp, dịch sang tiếng Việt cho đội ngũ nội bộ khi cần, đồng thời tạo hoặc cập nhật hồ sơ dự án. AI không đưa ra quyết định về dự án của bạn. Nó điều phối thông tin để đúng người nhận được thông tin đầy đủ bối cảnh.

VMTS quản lý nhiều dự án song song từ cùng một khách hàng như thế nào?

Mỗi dự án có hồ sơ, timeline và luồng trao đổi riêng trong cổng thông tin. Không có nguy cơ tin nhắn hoặc cập nhật từ dự án này ảnh hưởng sang dự án khác. Tất cả dự án được hiển thị ở một nơi, giúp việc theo dõi tổng thể trạng thái của một chương trình công việc đang hoạt động trở nên đơn giản.

Quy trình này có sẵn ngay cho khách hàng mới không?

Có. Quyền truy cập cổng thông tin được thiết lập như một phần của quy trình onboarding cho tất cả khách hàng mới. Chúng tôi sẵn sàng hướng dẫn bạn sử dụng giao diện trước khi dự án đầu tiên bắt đầu.